Começou um certo barulho na comunidade de desenvolvedores brasileiro em volta do plano de certificação Pomodoro. Isso não é novidade mas só agora crio um certo barulho.

Já há a bastante tempo venho usando a metodologia e em todos os casos que uso por completo o benefício é gigante.

O benefício real do pomodoro não está na idéia ridícula de ter um timer de 25 minutos. O intervalo na verdade pode ser qualquer tempo, contando que você consiga passar esse tempo todo sem distração.

A grande vantagem está no planejamento e revisão dos seus resultados. A medida que vai trabalhando com Pomodoro, começa a conhecer com mais precisão quantos pontos consegue fazer por semana. Outra vantagem é poder analisar seus resultados e ver porque na semana X você foi mais lento que na semana Y.

Estas análises tem me ajudado a perceber que trabalho melhor sem música, na parte da manhã e com skype/ichat fechados. Também passei a abrir o email apenas 3 vezes ao dia com base no que aprendi com os meus Pomodoros.

Na prática, eu não vejo diferença nenhuma de Pomodoro e métodos ágeis. Ou seja, releases menores, feedback, review, foco e etc. No meu ponto de vista as únicas diferenças são que o Pomodoro é aplicável em qualquer coisa, é individual e mais antigos que Agile.

De fato coisa é bem mais complicada que um timer bobo. Se você trabalha em um escritório com 10 pessoas, como deve proceder para a metodologia continuar tendo benefícios? Como você evita distrações em escritórios? Se você não usou um dia será quer perdeu suas métricas da semana toda? E se um cliente te liga para explicar uma funcionalidade, isso quebra o Pomodoro?

Essas perguntas só tem boas respostas quando respondidas por quem já usa há bastante tempo. Razão pela qual sempre achei interessante os cursos e material sobre Pomodoro do Francesco Cirillo.

Na prática eu vejo a aplicação do Pomodoro algo tão discutível como emprego de métodos como Scrum e principalmente Kanban. A diferença é que o foco é no indivíduo.

Também é importante lembrar que não adianta nenhum método ágil se o membro da equipe, sozinho, não for ágil o bastante para administrar o seu dia e cumprir suas tarefas.

Quanto a cerfiticação, é claro que sou contra. Mas sou contra por motivos diferentes do que as pessoas tem falado.

Percebi pessoas dizendo que isso é ridiculo mas no sentido da técnica ser simples de mais para caber algo como uma certificação. Se o raciocínio é este então eu descordo completamente e acho que faltou bastante pesquisa antes de formar uma opinião qualquer.

A razão pela qual sou contra a certificação é a mesma que me faz ser contra certificações Scrum, Ruby ou quem sabe, um dia, Kanban. Pelo simples motivo de não garantir nada e de que para ser produtivo uma pessoa pode usar vários métodos, Pomodoro é um deles.

Não é a primeira vez que falamos sobre o pomodoro
aqui no blog. Também não é novidade que eu utilizo a técnica todo os dias através do PomoDo.

Ultimamente tenho recebido muitas dúvidas de pessoas interessadas em entender mais o que é e como funciona a técnica. Então
resolvi traduzir um post que explica de forma sucinta os conceitos desta forma de concentrar que mudou a minha vida.

O post original pode ser lido em: Abundance Blog

The pomodoro Technique – transformando o tempo em seu aliado

Quando Francesco Cirillo era um universitário em Roma lutando por se manter em uma tarefa, ele decidiu criar um técnica de administração de tempo que deveria ajudá-lo a melhorar sua concentração e aguçar seu foco. Estas eram as ferramentas que tinha em mãos:

• Papel;
• Caneta; e
• um timer de cozinha em formato de tomate (“pomodoro” é tomate em Italiano).

A primeira vista, a técnica pomodoro, que é como Francesco chamou o sistema que inventou, parece muito com timeboxing. Com timeboxing, você decide sobre um período específico de tempo, geralmente de vinte minutos a uma hora, durante a qual você trabalha em exclusivamente uma determinada tarefa. Uma vez que o tempo está acima, você pode optar por dedicar um outro Timebox para essa tarefa, ou você pode optar por ir fazer outra coisa.

O básico da técnica pomodoro:

• Escolha uma tarefa.
• Ajuste seu timer para 25 minutos (estes 25 min é chamado de “o pomodoro”).
• Trabalhe na tarefa até o timer despertar então marque um “X” em sua planilha de papel na frente da tarefa.
• Descanse por 5 minutos. Quando os 5 minutos terminarem, continue trabalhando, pomodoro por pomodoro, até a tarefa estar completa.
• Quando completar a tarefa, você pode riscá-la de sua lista. Então parta para a próxima tareaf.
• Depois de quatro pomodoros, faça um intervalo longo (de 15 a 30 minutos).

Explicando a técnica com mais detalhes abaixo.

O processo – cinco estágios

Existem cinco estágio envolvido na técnica do pomodoro:

1. Planejamento no inicio de cada dia: você vai listar as atividade que planeja completar neste dia em sua lista de to-do’s.
2. Faça os registros ao longo do dia para que você possa ver em quais atividades você está gastando seu tempo, e quanto tempo demora para completar cada uma.
3. Armazene seus resultado ao fim do dia para criar um arquivo de como você está gastando seu tempo
4. Ao fim do dia processe seus registros para transformar dados puros em observações.
5. Faça uma revisão de como você está gastando seu tempo e faça decisões sobre como você pode melhorar.

O que você vai precisar

• Um timer de cozinha (você também pode usar um software).
• Uma caneta.
• Uma planilha de To-Do (veja um exemplo aqui).
• Um inventário de tarefas (veja um exemplo aqui).
• Uma planilha de registros (os estágios de “Registrar”, “Processar” e “Revisar” são todos nesta planilha).

As regras do pomodoro

Estas são as regras que você deve seguir para aplicar a técnica do pomodoro:

• Um pomodoro é indivisível (sempre tem 25 minutos de duração).
• Se você começa um pomodoro e se distrai para começar a trabalhar em uma outra tarefa, este pomodoro não conta e você não pode marcar um “X”.
• Se você completa uma tarefa antes dos 25 minutos terminarem, continue revisando o resultado desta tarefa até o timer tocar. Se você completar a tarefa em 5 minutos ou menos e uma revisão não terá valor, apenas não conte esta como um pomodoro.
• Quando o timer tocar, pare de trabalhar mesmo se você achar que pode completar a tarefa trabalhando por mais alguns poucos minutos.
• Durante seus 5 minutos de intervalo tente fazer algo bom para você: beber água, alongar, fechar os olhos, e por aí vai. Estes pequenos intervalos permitem sua mente “desconectar” da tarefa que você está trabalhando e assimilar o que você aprendeu. Isso permite que você se sinta vivo e pronto para mais um pomodoro.
• Se a tarefa toma mais de 5 ou 7 pomodoros, quebre-a. Por exemplo, se você colocou “Escrever um artigo” em sua lista de tarefas e tomou mais que 5 ou 7 pomodoros para escrever o artigo, tente quebrá-la em nas seguintes tarefas: conduzir uma pesquisa para o artigo; criar um esboço inicial; escrever o primeiro rascunho; escrever o rascunho final; editar e revisar o artigo.
• Se uma tarefa dura menos que um pomodoro, veja outras tarefas pequenas e agrupe-as em um pomodoro.
• Quando o pomodoro começa, você deve se concentrar nesta tarefa que está trabalhando até o timer tocar. Você está treinando a si mesmo para se manter focado na tarefa em 25 minutos por vez.
• Durante o intervalo longo você pode ir a máquina de café, checar seu correio de voz, olhar emails, e por aí vai.
• Também use os intervalos longos para para re-focar. Pergunte a si mesmo se você gastou suas últimas duas produtivamente. Se não, dê uma olhada em sua lista de tarefas e empenhe-se mais para concluir as coisas.

Como lidar com interrupções

Interrupções pode ser internas ou externas. Agora vamos aprender como lidar com elas:

Interrupções internas

Interrupções internas são aquelas que vem de dentro de você: você sente uma urgência imediata de olhar seu email ou Twitter, você decide olhar algo na internet que você esteve pensando, você se lembra de alguém que precisa ligar, decide limpar sua mesa, e etc.

Sempre que você sentir uma vontade de tirar sua atenção da tarefa em mãos, coloque um apostrofo (’) na planilha que você registra seus pomodoros. Então faça o seguinte:

• Escreve a nova tarefa na planilha de To-Do em uma área para “Não planejadas & Urgentes” se for algo que você realmente precise fazer neste dia.
• Escreve na planilha do “Inventário de Tarefas” se for algo que pode ser feito em outro dia.

Deve que você tiver feito isto, volte a tarefa que você estava trabalhando e continue nela até o timer tocar. Se você marcou algo “urgente”, você vai precisar fazer isto neste dia, e provavelmente a um custo sobre outra tarefa que você tinha planejada para o dia.

Interrupções externas

Interrupções externas ocorrem quando um telefone toca, alguém bate na porta ou um colega entra no seu escritório. Quando isto ocorrer, marque um traço (-) na planilha onde você registra seus pomodoros.

Para interrupções externas, aplique a estratégia de “Informar, Negociar e Ligar”. Que é, informar a pessoa qu você está no meio de uma tarefa e negociar uma rápida remarcação do motivo. Então aplique o mesmo procedimento para uma interrupção iterna. Por último, certifique-se de retornar a pessoa como foi combinado.

Registrar, Processar, e Revisar – Melhore como você usa o tempo

O que você registra depende depende do que você quer observar e os tipos de relatórios que deseja gerar. Uma opção é definir uma meta para ser capáz de determinar com precisão quanto tempo demora para você completar tarefas que executa com frequência.

Para continuar com nosso exemplo de escrever um artigo, você pode querer registrar quantos pomodoros levou para completar cada uma das tarefas:

• Quantos pomodoros são gastos para pesquisar sobre o artigo?
• Para criar um esboço inicial?
• Escrever o primeiro rascunho?
• E escrever o rascunho final?
• Finalmente, quantos pomodoros são gastos para editar e revisar o artigo?

Quando você souber quanto é gasto em cada uma destas tarefas, você pode tentar melhorar seu tempo. Talvez após analisar seus registros vai perceber que gasta que toma um longo um tempo para pesquisar artigos. Você pode definir uma meta de gastar menos tempo em pesquisa e pensar formas de fazer isto.

Outra opção é definir linhas claras para seguir, como por exemplo: “Eu vou devotar 2 pomodoros para pesquisa e então eu vou escrever o artigo com a informação que eu tiver no momento.”

Quando você revisar seu registros você pode perceber que está gastando tempo de mais em atividades que não são realmente importantes, e negligenciando outras que vão manter você próximo do seus objetivos a longo prazo.

Você também pode perceber que está gastando tempo em atividades necessárias, mas que você não levou em conta quando planejou seu dia. Isto vai lhe dar uma ligação valiosa sobre para onde o seu tempo está indo.

Conclusão

É notável que no começo você vai encontrar dificuldade em se concentrar em uma tarefa por 25 minutos por vez, especialmente se você tem problemas de atenção. Francesco tranquiliza o leitor muitas vezes dizendo que em sua técnica, “o próximo pomodoro vai ser melhor”.

Você pode comprar o livro The Pomodoro Technique no Amazon, ou fazer download do PDF gratuito que detalha a técnica.

PomoDo – a minha solução

Depois de ter problemas para me manter organizado com os papeis criei o PomoDo que possui a planilha de tarefas do dia e o registro de tarefas concluidas para aquele mesmo dia. Além é claro do Timer apropriado para 25min e 5min.

Faça download do PomoDo aqui, é gratuito.

Olha só, 10 palestras sobre Adobe Flex com conteúdo excepcional e extremamente prático:

Corra, pois a maratona é agora dia 06/fev/2010.

Fazendo sua inscrição você, além de ajudar o Cotolengo, pois essa maratona é beneficiente, você concorrerá ao final do evento à um Magic Mouse da Apple (oferencimento do Fábio Vedovelli) e à um Adobe Flex Builder Pro (oferecimento do meu chará Igor Costa).

A inscrição tem um valor simbólico de R$ 30,00.

Além disso, todas as palestras serão gravadas e estarão disponíveis 15 dias após o evento para todas as pessoas que fizerem sua doação. Por isso, mesmo que você não possa estar on-line agora dia 06/fev/2010, não deixe de fazer sua doação, pois você fará o download de TODAS as palestras e poderá assistí-las quantas vezes quiser.

+ de 320 pessoas já se inscreveram nesta maratona, faça parte você também.

Confira abaixo quais os conteúdos que serão abordados na maratona.

ontem no artigo Experiência #fail com Scrum, XP e Pomodoro. falei sobre metodologias ágeis e para mim a grande novidade é o pomorodo, então pelo twitter através do @danielvlopes , uma das referências RIA e Ruby on Rails que acompanho e indico, comecei a usar uma ferramenta de sua própria autoria, o PomoDo . ferramenta com alta usabilidade permite acompanhar seus pomodoros de uma forma fácil e intuitiva. Então indico a app para vcs… é alpha ainda e está em pleno avanço. vejam mais detalhes na página principal do PomoDo:

http://pomodo.areacriacoes.com.br/

Então fica aí a dica, PomoDo na cabeça

Cumps.

Conheça o PomoDo um novo aplicativo para otimizar sua produtividade utilizando os conceitos do Pomodoro Technique.

Encontrar formas de ser mais produtivo é algo que todos buscamos, e atrás desta produtividade perdida sempre andei de olho em várias técnicas que prometem tal resultado.

A última que testei e que funcionou razoavelmente bem foi o método do livro Get Things Done , mas como tenho problema para tratar com papeis acabei optando por usar o Things … tudo funcionou muito bem até eu perceber que nunca consegui aplicar a técnica direito pois exigia muita disciplina. Mas continuo usando o Things para montar minha lista de tarefas que me vêem a cabeça.

Esta falha parcial em aplicar o GTD me tornou mais cético ainda sobre estas metodologias, até que algumas semanas fui apresentado ao Pomodoro através do próprio site da ténica e resolvi testar.

A idéia do Pomodoro é bem simples e de forma bem resumida seria dividir suas tarefas em porções de 25min (que são chamadas de pomodoros) e a cada pomodoro terminado descansar 5min (na verdade 1 pomodoro são os 25min + 5min de descanso). Antes de começar seus pomodoros do dia você planeja o que deseja fazer em uma planilha e organiza as tarefas em ordem de prioridade e vai trabalhando sobre este inventário, marcando quantos pomodoros gastou, quantos interrupções teve e também gravando se por algum motivo você teve que reiniciar a tarefa.

Ao final do dia você também deve manter um registro de todas as tarefas que concluiu, assim você terá seu inventário de tarefas planejadas, um registro de tarefas concluídas e ainda vai saber com precisão quanto tempo demorou em cada uma. A técnica envolve mais coisa, explicando como proceder com tarefas não planejadas que entram no seu inventários, mas não vou entrar em muitos detalhes. A melhor parte da técnica é que você terá seus minutos de descanso sem nenhum sentimento de culpa, e ainda será muito produtivo.

Depois de testar estes conceitos na prática percebi que funcionavam muito bem, melhor do que todas as outras técnicas que eu tinha testado. Porém eu estava preso ao papel novamente e nunca lembro de manter os registros desta forma, então resolvi testar as aplicações de Pomodoro.

Testei várias para Mac e Iphone e no fim nenhuma me satisfez completamente, algumas faltavam o registro de tarefas terminadas, outras só aceitavam uma tarefa por vez na lista, outras só tinham o timer… então para não deixar a prática do Pomodoro de lado resolvi criar minha própria aplicação.

Durante o fim de semana e algumas noites da semana passada acabei criando o PomoDo que tem o objetivo de ser simples mas que tenha o inventário de tarefas, o registro de concluídas, os timers (pré-definidos para 25 e 5 minutos) e que também siga os conceitos do Pomodoro ( X = 1 Pomodoro, ’ = Interrupção, – = Pomodoro falhou ).

Como fiquei bem satisfeito com o resultado resolvi lançar publicamente esta aplicação que a batizei de PomoDo. Para fazer o download gratuito acesse pomodo.areacriacoes.com.br, a aplicação funciona tanto em Mac OS X, Linux ou Windows e foi desenvolvido utilizando Adobe Air (XHTML e jQuery).

A idéia é continuar evoluindo esta aplicação com pequenos ajustes, mas mantendo-a simples e multi-plataforma. Então se você já aplica o Pomodoro tenho certeza que o PomoDo irá ajudar, se ainda não aplica não perca tempo e procure mais sobre esta técnica que realmente funciona.